Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
Marcel Stachowski
c/o flexdienst – #11299
Kurt-Schumacher-Straße 76
67663 Kaiserslautern
E-Mail: kontakt@kuekenfix.de
KükenFix ist ein privates, nicht-kommerzielles Werkzeug für Lokführerinnen und Lokführer im Güterverkehr und wird von einer Einzelperson betrieben.
Welche Daten werden verarbeitet?
Login/Nutzerkonto: Jede Nutzerin und jeder Nutzer hat einen eigenen, persönlichen Account (Benutzername, Passwort ausschließlich als Hash gespeichert, nie im Klartext, sowie Rolle). Bei der öffentlichen Registrierung ohne Einladung wird zusätzlich das EVU (Eisenbahnverkehrsunternehmen) abgefragt, damit die Anfrage vor der Freischaltung eingeordnet werden kann; die Freischaltung erfolgt durch die Administration oder eine dafür freigeschaltete Moderation, bei bestätigter dienstlicher E-Mail automatisch (siehe unten). Ein bisheriger gemeinsamer Übergangs-Zugang („Kf-Portal") existiert noch befristet parallel zu den persönlichen Accounts und wird im Zuge der Umstellung deaktiviert. Nach dem Login wird ein Sitzungscookie gesetzt, das bis zu 400 Tage gültig bleibt, damit man sich nach der Installation als App nicht ständig neu anmelden muss.
Freischaltung per dienstlicher E-Mail und OE-Bereich: Die OE-Nummern sind interne Rufnummern und nur für Mitarbeitende der DB Cargo sichtbar. Bei der Registrierung kann freiwillig die dienstliche E-Mail-Adresse angegeben werden. Passen Adresse (Domain der Deutschen Bahn), Vor- und Nachname und EVU-Angabe eindeutig zusammen, wird an diese Adresse ein Bestätigungslink gesendet (siehe Resend). Mit dem Klick darauf werden das Konto und der OE-Bereich automatisch freigeschaltet. Gespeichert werden dabei die angegebene E-Mail-Adresse (nur für die Administration sichtbar, zum Abgleich bei der Freischaltung), ein nicht rückrechenbarer Prüfwert des Links (bis zur Bestätigung bzw. bis zur Freischaltung von Hand), der Zeitpunkt des Versands und der Bestätigung sowie bei nicht eindeutigen Angaben ein kurzer Grund für die Prüfung von Hand. Die automatische Entscheidung fällt nur zu deinen Gunsten aus: Passt etwas nicht eindeutig oder wird der Link nicht bestätigt, wird die Anfrage ganz normal von einer Person geprüft, eine automatische Ablehnung gibt es nicht. Ohne Angabe der dienstlichen E-Mail bleibt der OE-Bereich zunächst gesperrt. Kolleginnen und Kollegen der DB Cargo können die Freischaltung später in der App nachholen, ebenfalls per dienstlicher E-Mail oder als Anfrage ohne E-Mail; dafür werden der aus dem Nutzernamen abgeleitete Vor- und Nachname, das EVU und der Zeitpunkt gespeichert und per E-Mail an die Administration gesendet, bis zur Freischaltung bzw. bei Ablehnung bis zur Löschung des Kontos. Bestehende Konten wurden bei Einführung einmalig anhand von Nutzername und EVU-Angabe eingestuft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Registrierung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz interner Rufnummern).
Passwort vergessen: Über „Passwort vergessen" gibst du deinen Nutzernamen und deine dienstliche E-Mail-Adresse an. Passt die Adresse eindeutig zum Nutzernamen, wird ein Link zum Setzen eines neuen Passworts an sie gesendet (siehe Resend). Die Adresse wird nur für den Versand verwendet und nicht gespeichert; gespeichert werden nur ein nicht rückrechenbarer Prüfwert des Links und der Zeitpunkt, bis zur Nutzung bzw. bis zur nächsten Anforderung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Dokumente (nur für verifizierte DB-Cargo-Kollegen): Mit „Dokumente" lassen sich DB-Formulare (z. B. Schichtabweichung) als PDF ausfüllen. Damit das nicht jedes Mal neu nötig ist, werden auf Wunsch Grunddaten im Konto gespeichert: Name, Personalnummer, Einsatzstelle und Branche, bis du sie änderst oder das Konto gelöscht wird. Die eigentlichen Angaben eines Formulars (Datum, Zeiten, Gründe) und die erzeugten PDFs bleiben ausschließlich auf deinem Gerät und werden nicht an KükenFix übertragen. Das PDF wird im Browser erzeugt und über das Teilen-Menü deines Geräts von dir selbst weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Favoriten: Optionale Markierung einzelner Einträge aus dem Kontaktverzeichnis als persönliche Favoriten, gespeichert als Verknüpfung mit dem eigenen Nutzerkonto. Dient ausschließlich der eigenen schnelleren Wiederauffindbarkeit und wird nicht mit anderen Nutzerkonten geteilt.
Notizen: Optional kann zu einzelnen Einträgen aus dem Kontaktverzeichnis eine persönliche Notiz (Freitext, höchstens 500 Zeichen) gespeichert werden. Die Notiz wird mit dem eigenen Nutzerkonto verknüpft auf dem Server gespeichert, ist nur für dich selbst sichtbar und wird nicht mit anderen Nutzerkonten geteilt. Bitte trage keine Gesundheitsdaten oder personenbezogenen Daten anderer Personen ein. Eine leer gespeicherte Notiz wird gelöscht.
Kontakt- und Betriebsstellendaten: dienstliche Kontaktdaten (Betriebsstellen, Rufnummern, Funktionsstellen wie Dispo/Fdl-Funktionsnummern). Es handelt sich dabei um dienstliche Kontaktinformationen, keine privaten Daten Dritter. Quelle sind offiziell veröffentlichte oder von Kolleginnen und Kollegen über die „Änderung melden"-Funktion gemeldete Angaben; sie werden bei Bekanntwerden von Änderungen laufend aktualisiert.
„Änderung melden"-Funktion: Freitextfeld zur Meldung falscher/veralteter Einträge. Name und Kontaktangabe sind optional. Meldungen werden per E-Mail an die Administration von KükenFix weitergeleitet und in der Datenbank gespeichert, bis sie bearbeitet wurden.
Nachrichtenfunktion: Eingeloggte Nutzerinnen und Nutzer können über „Nachrichten" direkt mit der Administration (bzw. dem gemeinsamen Postfach von Admin und Moderation) schreiben. Gespeichert werden dabei Absender (eigenes Nutzerkonto), Nachrichtentext, Zeitpunkt und Bearbeitungsstatus. In den Einstellungen kann optional eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt werden, um zusätzlich per Mail über neue Antworten informiert zu werden; ohne Angabe erfolgt keine E-Mail-Benachrichtigung. Neu registrierte Nutzerinnen und Nutzer erhalten außerdem einmalig eine automatische Willkommensnachricht mit ersten Hinweisen zur App.
Technische Daten (Server-Logs): Bei jedem Aufruf werden temporär Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene URL, IP-Adresse, User-Agent (Browser/Gerät) und Referrer verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Fehlersuche und Absicherung gegen Missbrauch). Diese Logs werden im Regelfall nach 14 Tagen automatisch gelöscht bzw. rotiert; im Fall eines konkreten Sicherheitsvorfalls können einzelne Log-Daten länger aufbewahrt werden, soweit dies zur Aufklärung erforderlich ist.
Cookies und Endgerätespeicher
KükenFix setzt keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Folgende technisch notwendige Cookies bzw. Speicherwerte im Browser werden verwendet:
- Session-Cookie (PHP-Sitzungscookie): hält die Anmeldung aufrecht,
Laufzeit bis zu 400 Tage bei „Eingeloggt bleiben",
Secure,HttpOnly,SameSite=Lax. kuekenfix-ios-install-hint-dismissed(Local Storage): merkt sich, ob der Installations-Hinweis auf iPhone/iPad bereits weggeklickt wurde. Bleibt bis zum manuellen Löschen der Browser-/App-Daten gespeichert.kf_doc_profil,kf_doc_sa_entwurf,kf_doc_sa_verlauf(Local Storage, nur bei Nutzung von „Dokumente"): Grunddaten, angefangenes Formular und zuletzt erstellte Formulare auf dem Gerät. Bleiben bis zum manuellen Löschen der Browser-/App-Daten gespeichert.kuekenfix-oe-locked-open(Local Storage): merkt sich, ob der Hinweis zum gesperrten OE-Bereich auf- oder zugeklappt ist. Bleibt bis zum manuellen Löschen der Browser-/App-Daten gespeichert.kuekenfix-note-open-…(Local Storage, nur bei Nutzung von Notizen): merkt sich pro Eintrag, ob eine vorhandene Notiz auf- oder zugeklappt ist. Enthält nur die Nummer des Eintrags, nicht den Notiztext. Wird beim Abmelden gelöscht.
PWA/Offline-Nutzung
KükenFix lässt sich als Progressive Web App (PWA) installieren und funktioniert dank eines Service Workers zu großen Teilen auch offline – das ist eine bewusst gewollte Kernfunktion, damit Kontakt- und Betriebsstellendaten auch im Funkloch nutzbar bleiben. Dabei werden zwei Arten von Daten im Browser des Geräts zwischengespeichert:
- Ein Cache für statische Dateien (CSS, JavaScript, Icons) zur schnelleren Ladezeit – enthält keine personenbezogenen Daten.
- Ein separater Offline-Datenbestand für Kontakt- und Betriebsstellendaten (RIL100), damit diese Funktionen auch ohne Internetverbindung nutzbar sind.
Admin-interne Seiten (z. B. Nutzerverwaltung, Backup, Statistik) sind bewusst von diesem Caching ausgenommen und werden immer direkt vom Server geladen. Beim Abmelden werden der Offline-Datenbestand und die oben genannten Speicherwerte automatisch geleert, damit nach dem Logout keine dienstlichen Daten mehr offline auf dem Gerät liegen. Zusätzlich lassen sich alle genannten Daten jederzeit manuell über die Browser- bzw. App-Einstellungen („Website-Daten löschen") entfernen.
Protokollierung von Moderator-Änderungen
Einzelne Nutzerinnen und Nutzer unterstützen die Administration als Moderatoren (z. B. beim Freischalten von Registrierungen oder bei der Pflege von Telefonnummern). Jede Änderung, die ein Moderator vornimmt, wird mit Benutzername, Zeitpunkt sowie dem Stand vor und nach der Änderung protokolliert. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit und der Schutz vor Missbrauch: Fehlerhafte oder missbräuchliche Änderungen können so erkannt und rückgängig gemacht werden. Einsehen kann das Protokoll ausschließlich die Administration. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem verlässlichen Datenbestand (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Moderatoren werden auf den Bearbeitungsseiten auf die Protokollierung hingewiesen.
Was wird nicht gemacht
- Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse- oder Werbe-Cookies Dritter
- Keine Weitergabe von Nutzerdaten an Dritte außer den unten genannten Dienstleistern (Resend, PayPal, Google Play)
- Keine Auswertung oder Weitergabe der Kontaktdaten außerhalb der App
- Keine Profilbildung; die einzige automatische Entscheidung ist die Freischaltung per dienstlicher E-Mail, sie fällt nur zu deinen Gunsten aus (siehe oben)
Externe Dienstleister
Resend (Resend Inc., USA) wird für den Versand von Benachrichtigungs-E-Mails eingesetzt: bei „Änderung melden", für den Bestätigungslink an die dienstliche E-Mail bei der Registrierung und bei „Passwort vergessen" sowie bei neuen Nachrichten/Antworten und Statusänderungen in der Nachrichtenfunktion (nur sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde). Dabei werden die jeweils eingegebenen bzw. verfassten Inhalte (z. B. Name, Kontaktangabe, dienstliche E-Mail-Adresse, EVU, Melde- bzw. Nachrichtentext) an Resend übermittelt und dabei in die USA übertragen. Resend verpflichtet sich nach eigenen Angaben zur Einhaltung der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) als Schutzmechanismus für diese Übermittlung. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Resend und Auftragsverarbeitungsvertrag von Resend. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO. Die Daten werden bei Resend nach Zustellung der E-Mail aufbewahrt, in der App als Meldung bzw. Nachrichtenverlauf bis zur Bearbeitung bzw. Löschung.
PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.): Auf der Seite „Unterstütze mich" wird ein Link zu PayPal.me angeboten. Daten werden dabei erst übermittelt, wenn du aktiv auf den Link klickst und die PayPal-Seite aufrufst (z. B. IP-Adresse, Referrer); KükenFix selbst erhält davon keine Zahlungs- oder Kontodaten. Näheres regelt die Datenschutzerklärung von PayPal.
Google Play Store / TWA: KükenFix ist zusätzlich über den Google Play Store installierbar (Trusted Web Activity). Die TWA stellt dabei technisch nur diese Website dar; Installation, Updates und der Play-Store-Vertrieb selbst werden eigenverantwortlich von Google verarbeitet. Informationen dazu findest du in Googles eigener Datenschutzerklärung.
Rechtsgrundlagen im Überblick
- Login/Sitzung – Zugang zur App – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
- Server-Logs – Betrieb, Fehlersuche, Missbrauchsschutz – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- „Änderung melden" – Pflege der Kontaktdaten – Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO
- E-Mail-Versand (Resend) – Benachrichtigung bei Meldungen, Bestätigungslink bei der Registrierung und Nachrichten – Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO
- Freischaltung per dienstlicher E-Mail / OE-Bereich – Registrierung und Schutz interner Rufnummern – Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO
- Nachrichtenfunktion – Kommunikation zwischen Nutzern und Administration/Moderation – Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO
- Kontaktdaten – Bereitstellung der Kernfunktion – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Dokumente – Ausfüllen von DB-Formularen, Grunddaten im Konto – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
- Favoriten – persönliche Komfortfunktion – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an nutzerfreundlicher Bedienung)
- Notizen – persönliche Komfortfunktion – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an nutzerfreundlicher Bedienung)
Speicherdauer
Sitzungsdaten: bis zu 400 Tage oder bis zum manuellen Logout. Meldungen über „Änderung melden": bis zur Bearbeitung. Nachrichten in der Nachrichtenfunktion: bis zur Löschung durch die Administration. Nutzerkonten und die damit verknüpften Favoriten, Notizen und Dokumente-Grunddaten bleiben bestehen, bis ein Konto gelöscht wird. Protokoll der Moderator-Änderungen: 12 Monate, danach automatische Löschung. Dienstliche E-Mail-Adresse aus Registrierung bzw. Freischaltung: bis zur Löschung des Kontos; Prüfwert des Bestätigungslinks bis zur Bestätigung bzw. Freischaltung, Zeitpunkte und Prüfgrund bis zur Löschung des Kontos. Server-Logs: siehe oben.
Konto- und Datenlöschung
Individuelle Nutzerkonten können auf Anfrage per E-Mail an kontakt@kuekenfix.de gelöscht werden. Der bisherige gemeinsame Übergangs-Zugang („Kf-Portal") ist zeitlich befristet und wird nach Abschluss der Umstellung auf persönliche Zugänge deaktiviert. Persönliche Daten, die du freiwillig übermittelt hast (z. B. Name oder Kontaktangabe bei „Änderung melden"), kannst du ebenfalls jederzeit per E-Mail löschen lassen.
Rechte der Nutzer
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten (z. B. Angaben in einer „Änderung melden"-Meldung) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Automatisch entschieden wird nur die Freischaltung per dienstlicher E-Mail, und nur zu deinen Gunsten. Wende dich dazu jederzeit an kontakt@kuekenfix.de.
Daneben besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Zuständig ist aufgrund des Sitzes in Kaiserslautern die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
Hosting
Die Anwendung läuft auf einem angemieteten Server eines Hosting-Anbieters mit Rechenzentrumsstandort in Deutschland, den ich selbst administriere. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.